Internes Kontrollsystem
Neben der Orientierung an den Standards ist das Vier-Augen-Prinzip ein wichtiges Charakteristikum unseres Kontrollsystems. Kein wesentlicher Vorgang bleibt ohne Gegenkontrolle. Das gilt von der Unterschrift einer Auszahlung bis hin zu Projektbewilligungen. Das dritte Kernprinzip ist das der Funktionstrennung.
Projektantrag
Jedes neue Projekt muss beantragt werden. Dazu muss plan:g ein mit den Begünstigten abgestimmter Antrag vorliegen. In der Regel sollen Projekte partizipativ entwickelt werden. Der projektbeschreibende Antrag enthält Angaben zum Träger, zu Zielen und Zielgruppen, zum Monitoring, zu den Risiken und zur Finanzierung und folgt damit den Standards der Austrian Development Agency (ADA). Alle Anträge werden inhaltlich-fachlich und finanziell geprüft. Dabei nutzt plan:g das Projektzyklus-Management (Project Cycle Management, PCM), welches sich als gute Praxis der Entwicklungszusammenarbeit etabliert hat und die Basis der Projektvergabe der Europäischen Union und der staatlichen österreichischen Entwicklungszusammenarbeit ist. Beim PCM handelt es sich um eine Projektmanagement-Methode. Allerdings ist der „logische Rahmen“ oder „Logframe“ des PCM oft sehr deterministisch bezüglich der Maßnahme-Wirkung-Zusammenhänge. Im wirklichen Leben sind solche „Wirkungsketten“ komplexer und weniger linear als auf dem Papier. Ein Beispiel: Nicht jeder Baum, der gepflanzt wird, trägt auch Früchte. Bäume müssen kenntnisreich bewirtschaftet werden. Auf Veränderungen der Umgebung muss im Projektverlauf eingegangen werden. Ein Projekt-Logframe beschreibt ein Projekt dagegen sehr holzschnittartig: Eine bestimmte Anzahl Bäume wird gepflanzt, eine bestimmte Anzahl von Früchten wird geerntet. Nicht nur im Obstbau ist bekannt, dass sich solche Pläne verändern. Darum kommt ein gutes Projekt selten ohne Änderungsanträge aus.
Darum fragt plan:g auch nach „Do-no-harm-Analysen“, mit denen unbeabsichtigte negative Wirkungen von Entwicklungsvorgaben im Vorfeld analysiert werden, und empfiehlt die Nutzung von systemischen Projektentwicklungs-Instrumenten. Um unbeabsichtigte negative Wirkungen zu vermeiden, konzentriert sich plan:g gemäß den Statuten auf die menschenrechtsorientierte Arbeit im Gesundheitssektor der Entwicklungszusammenarbeit; in der Nothilfe werden wir nur mit Partnern tätig. Auch dies ist in den plan:g-Statuten und damit bereits auf der gesellschaftsrechtlichen Ebene verankert.
Darum fragt plan:g auch nach „Do-no-harm-Analysen“, mit denen unbeabsichtigte negative Wirkungen von Entwicklungsvorgaben im Vorfeld analysiert werden, und empfiehlt die Nutzung von systemischen Projektentwicklungs-Instrumenten. Um unbeabsichtigte negative Wirkungen zu vermeiden, konzentriert sich plan:g gemäß den Statuten auf die menschenrechtsorientierte Arbeit im Gesundheitssektor der Entwicklungszusammenarbeit; in der Nothilfe werden wir nur mit Partnern tätig. Auch dies ist in den plan:g-Statuten und damit bereits auf der gesellschaftsrechtlichen Ebene verankert.
Vertragliche Grundlagen
Jahresplan
Empfangsbestätigung
Projektfortschritt
Projektbesuche
Jahresbericht und -abschluss
Kindesschutz-Selbstauditierung
Kindesschutz ist ein Gesundheitsthema. Seit dem Jahr 2016 führt plan:g Selbstauditierungen zum Kindesschutz von Keeping Children Safe durch. Link zur Auditierung: https://www.keepingchildrensafe.global/your-self-assessment/
Juni 2022
Dezember 2019
Dezember 2017
Ergebnisse der Audits: Alle wesentlichen Kinderschutzmechanismen waren bis 2016 etabliert. Dennoch gab es noch viel zu tun – dies in Zusammenarbeit mit unseren Partnerorganisationen. Darum wird eine Begleitung des Audits seit 2016 auch allen Partnerorganisationen angeboten. Es handelt sich um eine relativ schnell und einfach durchzuführende Erhebung. In einer halben Stunde werden unbekannte Probleme bekannt und damit besser lösbar. Die noch bestehenden Lücken betreffen bis 2019 vor allem die Projektzusammenarbeit mit unseren Partnern (Procedures). Denn auch auf der Partnerseite muss der Kindesschutz gesichert sein. Die Erarbeitung und gute Anwendung von Kindesschutzstandards ist ein Prozess, der von plan:g auch in Zukunft begleitet und nachgehalten wird. In unserem letzten Audit haben wir besonders die Kommunikation zwischen uns, unseren Partnerorganisationen und deren Zielgruppen in den Fokus genommen. Dabei kamen wir zum Schluss, dass es hierbei noch Verbesserungsbedarf gibt. Insbesondere das Wissen um Maßnahmen zur Verhinderung von Missbrauch muss stärker über die Partnerorganisationen vermittelt werden. Ein Schritt den wir bei neuen Projektvorhaben bereits umgesetzt haben. Zwar mag die Grafik eine Verschlechterung vermuten lassen, doch in Wirklichkeit ist es ein Schritt für einen verbesserten Kindesschutz.
Leitlinie Korruptionsprävention
Die vorliegende Leitlinie wurde in der Sitzung des Stiftungskuratoriums vom 25. Februar 2014 diskutiert, angepasst und beschlossen. Wesentlichen Anteil an der Leitlinien-Entwicklung hatte der 2012 von Transparency International – Austrian Chapter (TI-AC) und der Austrian Development Agency (ADA) vorgestellte „Ratgeber für Nichtregierungsorganisationen in der Entwicklungszusammenarbeit“. Korruption kann überall vorkommen. Das gilt auch für die Entwicklungszusammenarbeit, für den Gesundheitssektor und für die Kirche: Darum ergreifen wir alle uns zur Verfügung stehenden Maßnahmen, um Korruption zu verhindern.
Leitlinie Korruptionsprävention PDF
Leitlinie Korruptionsprävention PDF
Dazu lernen
Allen Spender*innen, die uns auf Fehler aufmerksam machen, danken wir herzlich für die Achtsamkeit! Wir lernen daraus. Und ein zweites Danke für alle, die sich bei Anregungen oder Kritik auf unseren Umgang mit E-Mail und Anrufbeantworter einlassen: Das erlaubt unserem Team die volle Konzentration auf unsere Beratungstätigkeit. An dieser Stelle beschreiben wir unsere Lernerfahrungen in einer (graphischen) Zusammenfassung.
Wir unterscheiden Lernerfahrungen nach dem Arbeitsfeld (Projektarbeit, Spendenwerbung und Verwaltung) und nach Fehlerursachen: Fehlen Richtlinien (guidelines) oder werden sie bewusst ignoriert (compliance)? Fehlt Anleitung (guidance), kommt es zu menschlichen Fehlern (human error) oder mangelt es an Mitteln (ressources)?
Die Liste hilft uns, besser zu werden. Wir verstehen und als Problemlöser*innen. Dazu wollen wir Probleme kennen. Die knappe Dokumentation von Lernerfahrungen hat sich als hilfreich erwiesen. Oft ist sie eine gute Gesprächsgrundlage in Diskussionen mit Partnerorganisationen, die auch nicht alles richtig machen (können), aber wie wir immer besser wirken möchten.
Wir unterscheiden Lernerfahrungen nach dem Arbeitsfeld (Projektarbeit, Spendenwerbung und Verwaltung) und nach Fehlerursachen: Fehlen Richtlinien (guidelines) oder werden sie bewusst ignoriert (compliance)? Fehlt Anleitung (guidance), kommt es zu menschlichen Fehlern (human error) oder mangelt es an Mitteln (ressources)?
Die Liste hilft uns, besser zu werden. Wir verstehen und als Problemlöser*innen. Dazu wollen wir Probleme kennen. Die knappe Dokumentation von Lernerfahrungen hat sich als hilfreich erwiesen. Oft ist sie eine gute Gesprächsgrundlage in Diskussionen mit Partnerorganisationen, die auch nicht alles richtig machen (können), aber wie wir immer besser wirken möchten.
Lernliste 2022
Im Jahr 2022 fielen, wie auch im Vorjahr die meisten Fehler im Bereich des Fundraising auf. Durch die Einstellung einer neuen Kommunikationsmitarbeiterin wird auf diese Entwicklung reagiert. Die Einarbeitungszeit forderte aber ihren Tribut und sorgte auch in der zweiten Jahreshälfte für Verbesserungsbedarf in der Digitalisierung von Mailings. Benötigte Prozessdokumentationen sind nun aktualisiert worden und die von plan:g angefertigten Mitteilungen zum Franziskustag und Weihnachten können nun auch auf der Webseite www.plan-g.at eingesehen werden.
Die Sichtbarkeit von plan:g hätte weiter vergrößert werden können, wenn der Teilnahme an Aktionen, wie dem Christopher Street Day, eine klarere Kommunikationsstrategie zugrunde gelegen hätte. Dazu muss Kommunikationsmaterial ausführlicher auf die Zielgruppe angepasst werden. Hier liegen Chancen für die Zukunft.
Die Durchführung von plan:g am Kindesschutz-Audit, die zweijährig stattfindet, ist in diesem Jahr nicht visualisiert auf der Webseite erschienen. Das liegt an fehlender Datensicherung durch mangelnde Guidelines, die jetzt ergänzt wurden.
Probleme bei der Adresselektion der Mailings konnten größtenteils vermieden werden, was eine Verbesserung zum Vorjahr darstellt. Auch die allgemeine Steigerung der medialen Präsenz von plan:g durch Fachartikel und vermehrte Webseiteneinträge ist eine positive Entwicklung.
Änderungsbedarf gibt es weiterhin bei der Einhaltung interner Deadlines. So wurde der Jahresbericht 2021 erst im dritten Quartal des Folgejahres veröffentlicht.
Die Webseitenumstellung von Joomla 3 auf Joomla 4 wurde von langer Hand geplant, hat aber in ihrer Ausführung Management und Geschäftsprozesse beeinträchtigt, da der Spendenservice auf der neuen Seite nicht einwandfrei funktionierte. So könnten mögliche Spender*innen verärgert worden sein. Dieses einmalige Ereignis wurde evaluiert und dokumentiert, sodass zukünftige Updates nur erstellt werden, wenn die vollständige Migration der Seite garantiert werden kann. Technische Probleme mit dem Zeiterfassungsprogramm oder bei der Datensicherung etc. konnten in diesem Jahr vermieden werden.
Die zahlreichen Personalwechsel im Jahr 2022 hat plan:g vor große Herausforderungen gestellt. Es besteht ein großer Bedarf an der Neustrukturierung von Qualitäts- und Wissensmanagement-Tools. Dies wurde im Bereich IT aber auch im Bereich der allgemeinen Verwaltung deutlich. Die Aufgabe einer interimistischen Geschäftsführung ist eine vorübergehende Herausforderung, die nicht regelmäßig Auftritt. Der Lerneffekt dieses Ereignisses besteht darin, dass auch für andere Mitarbeiter*innen Übergaben am Ende der Arbeitszeit oder bei Neueinstellungen besser koordiniert werden müssen.
Die Projektarbeit verlief im Jahr 2022 gut. Projektbudgets konnten eingehalten werden und wurden regelmäßig konsultiert. Auch im Umgang mit den Technical Advisors (TAs) wurden Fehler aus den letzten Jahren vermieden. So wurde beispielsweise regelmäßiges Feedback der TAs eingeholt.
Die Sichtbarkeit von plan:g hätte weiter vergrößert werden können, wenn der Teilnahme an Aktionen, wie dem Christopher Street Day, eine klarere Kommunikationsstrategie zugrunde gelegen hätte. Dazu muss Kommunikationsmaterial ausführlicher auf die Zielgruppe angepasst werden. Hier liegen Chancen für die Zukunft.
Die Durchführung von plan:g am Kindesschutz-Audit, die zweijährig stattfindet, ist in diesem Jahr nicht visualisiert auf der Webseite erschienen. Das liegt an fehlender Datensicherung durch mangelnde Guidelines, die jetzt ergänzt wurden.
Probleme bei der Adresselektion der Mailings konnten größtenteils vermieden werden, was eine Verbesserung zum Vorjahr darstellt. Auch die allgemeine Steigerung der medialen Präsenz von plan:g durch Fachartikel und vermehrte Webseiteneinträge ist eine positive Entwicklung.
Änderungsbedarf gibt es weiterhin bei der Einhaltung interner Deadlines. So wurde der Jahresbericht 2021 erst im dritten Quartal des Folgejahres veröffentlicht.
Die Webseitenumstellung von Joomla 3 auf Joomla 4 wurde von langer Hand geplant, hat aber in ihrer Ausführung Management und Geschäftsprozesse beeinträchtigt, da der Spendenservice auf der neuen Seite nicht einwandfrei funktionierte. So könnten mögliche Spender*innen verärgert worden sein. Dieses einmalige Ereignis wurde evaluiert und dokumentiert, sodass zukünftige Updates nur erstellt werden, wenn die vollständige Migration der Seite garantiert werden kann. Technische Probleme mit dem Zeiterfassungsprogramm oder bei der Datensicherung etc. konnten in diesem Jahr vermieden werden.
Die zahlreichen Personalwechsel im Jahr 2022 hat plan:g vor große Herausforderungen gestellt. Es besteht ein großer Bedarf an der Neustrukturierung von Qualitäts- und Wissensmanagement-Tools. Dies wurde im Bereich IT aber auch im Bereich der allgemeinen Verwaltung deutlich. Die Aufgabe einer interimistischen Geschäftsführung ist eine vorübergehende Herausforderung, die nicht regelmäßig Auftritt. Der Lerneffekt dieses Ereignisses besteht darin, dass auch für andere Mitarbeiter*innen Übergaben am Ende der Arbeitszeit oder bei Neueinstellungen besser koordiniert werden müssen.
Die Projektarbeit verlief im Jahr 2022 gut. Projektbudgets konnten eingehalten werden und wurden regelmäßig konsultiert. Auch im Umgang mit den Technical Advisors (TAs) wurden Fehler aus den letzten Jahren vermieden. So wurde beispielsweise regelmäßiges Feedback der TAs eingeholt.
Lernliste 2021
Lernliste 2020
Lernliste 2019
Lernliste 2018
Lernliste 2017
Lernliste 2016
Lernliste 2015
